湖南现代物流职业技术学院
关于教职工外出参加学术会议的暂行规定
第一章 总则
第一条 为加强学术交流,提高学术研究和教学水平,扩大学院的学术影响,进一步支持、鼓励我院教职工积极参加各种学术会议,规范学院教职工外出参加学术会议的管理,特制定本办法。
第二条 本办法适用于学院教职工申请公费或自费参加国内学术会议的管理,参加国外学术活动的情况根据相关管理办法另行予以管理。
第三条 本办法所称的学术会议,是指在国内举办由上级主管部门和教育行政部门、其他有关政府部门或其下辖的正规学会、各专业教学指导委员会、协会等组织的与学院发展密切相关的学术会议。
第二章 参加学术会议须符合的条件
第四条 参加学术会议的人员条件
(一)学院教职工根据所在岗位的专业特点,撰写我院为第一署名单位的学术论文,参加相关的学术会议。每篇论文只允许派一名人员参加一次学术会议,内容相同的论文原则上只允许参加一次学术会议。内容相同或相似的会议,原则上1次只派1人参加,在本省、本市举办的学术会议参加人次数可适当放宽。一般教职工参加省外学术会议每两年不超过1次、省内每年不超过1次;具有副高职称(含专业带头人和骨干教师)的人员参加省外学术会议次数可放宽至每年不得超过1次,省内不超过2次;具有正高职称的人员和在专业技术岗位工作的部门主要负责人参加省外学术会议次数可放宽至每年不得超过2次,省内不超过2次。会务费每人每次原则上不超过3000元。
(二)担任省级及以上专业学会、教学专业委员会、协会的常务理事、秘书长或正副会长职务者可参加本团体在国内召开的学术会议,不受次数和会务费限额限制。
(三)被邀请做大会主题发言者或在大会上宣读论文者,不受职称和次数限制。
(四)因职能工作需要由学院指派外出参加学术会议的人员,不受职称、次数和会务费限额限制。
(五)教学科研项目负责人或负责人指派人员参加与项目有关的学术会议,利用项目经费进行报销,不受职称、次数和会务费限制。
第五条 在不影响工作的情况下自费参加或参加免费在本市举办的相关专业各级学术会议的,鼓励教职工积极参与。
第三章申请审批程序
第六条 申请审批程序:
(一)外出参加学术会议实行申请、审批和登记制度。科研处是学院外出参加学术会议的归口管理部门,各系部、处室是具体管理部门,并由纪检监察审计处对制度执行情况进行监督。
(二)凡要求外出参加学术会议的教职工,由本人提出申请,并填写《湖南现代物流职业技术学院教职工参加学术会议申请表》,将申请表、会议通知及其他相关材料统一报至系(教研室)主任、部门负责人处,由系(教研室)主任、部门负责人根据会议内容、本单位教职工培养计划及实际工作需要,签署本系(教研室)、部门意见;
(三)各系(教研室)、各部门至少在学术会议开始前一周将以上材料报至科研处,由科研处负责上报分管院领导审核,参加在省内召开的学术会议由分管院领导审定,参加在省外召开的学术会议交院长审定。
第四章 借款及报销要求
第七条 借款及报销要求
(一)参加学术会议的教职工,须持《湖南现代物流职业技术学院教职工参加学术会议申请表》,方可办理借款及报销手续。
(二)参加学术会议的教职工须遵守学院相关财务制度。会后持正规发票,按照湖南现代物流职业技术学院财务报销规定报销。
(三)借款和报销时,由科研处、财务处负责验收审核。
(四)已获得我院教学科研立项资助的教职工,申请参加与该项目相关的学术会议,所需费用原则上从科研经费中支出。
(五)参加学术会议的教职工,需在会议结束后两周之内,向科研处提交会议总结(纸质稿及电子稿各一份),凡未提交者,不予报销。
第五章 其他规定
第八条 参加学术会议的教职工返校后两周内应及时向所在系部、处室领导汇报会议情况,并将有价值的材料复印留存,以备其他教职工查阅。
第九条 批准外出参加学术会议的教职工,如有教学任务须按照教务处规定,严格执行调停课制度,提前做好教学安排。
第十条 外出的教职工要珍惜学习机会,认真做好参加会议的记录,学以致用,广交朋友,大力宣传学院。
第十一条 本规定由科研处负责解释,自公布之日起执行。
附件:湖南现代物流职业技术学院教职工外出参加学术会议申请表
湖南现代物流职业技术学院
2016年6月17日